207营业支出

理由是: 作为公众信任的管理者, 每个365英国上市官网(大学)员工都有责任确保大学的资金, 不管来源是什么, 是否审慎地用于推进学校的使命和学生的学术需求.

The University’s 业务 Expenditure Policy provides guidance to faculty 和 staff in the proper use of University resources.

政策: 大学行政人员, 或其指定人员, may vest spending authority only with persons who possess sound administrative judgment 和 full knowledge of University fiscal policies, 赞助机构和捐赠者的限制以及国税局的要求. 虽然指定的部门经理负责执行这一政策和费用审批, 执行干事仍然对属于其预算管辖范围内的所有支出负责. The Controller’s Office 和 Internal Audit conduct ongoing reviews of all University expenditures to maintain University compliance with internal policies 和 external requirements.

在批准费用之前, managers must always consider the appropriateness of the expenditure; as it relates to: 

1. 这对大学的学术或运营利益是必要的, 部门运作或拨款.
   
   
2. 满足一项重要的制度需求是合理的.
   
   
3. 它可以被充分地记录下来.

这三个标准都必须满足.

The President may approve an expense allowance for individuals to facilitate appropriate business expenditures in keeping with University interests (e.g.、当地商务里程、商务餐费、办公室运营费用等). 费用津贴支出须按照财务主任办公室的准则定期报告.

All University departments should implement a system of supervisory checks 和 balances to ensure expenditures always meet University interests. 被授权方应在出现费用适当性问题时与主管协商. 财务总监办公室可提供咨询. 执行干事可在本政策的范围和精神范围内作出支出例外.

OU美联社&p# 1000采购 所有业务支出必须遵循具体的承诺和合同授权.

适用范围及适用性: 这项政策适用于任何和所有大学基金的支出, 包括一般基金, 指定的基金, expendable-restricted基金, 企业辅助资金, 工厂资金, 学生贷款基金, 捐赠基金, 退休及保险基金, 以及机构资金.

所有大学部门、教职员工和学生都必须遵守这一政策.

定义:    

部门: 由校长或副校长领导的大学区域.

捐款: 捐赠:自愿捐赠给慈善机构或公共机构或使某一事业受益.

雇员: 所有在册人员，包括学生雇员和研究生助理.

执行官: 总统或副总统.

礼物礼物: 表彰成就或重大事件的礼物.

在线服务: 电子商务订阅.

政治行动委员会: 独立委员会, 除了政党委员会, organized to accept contributions or make expenditures in support of or in opposition to a c和idate for nomination to an elective office at least six months prior to election, 已收到至少25人的捐款，并符合MCL第169条所载的所有要求.201等序列.

政治捐款: 捐款:给政治家、政治运动、政党或政治行动委员会的捐款.

赞助: Financial support of an event outside of the University which includes table Sponsorships 和/or program advertising or name recognition.

程序:

1.  贷款: 本政策绝不允许向员工提供个人贷款或现金预支. 预支旅费的现金是允许的 OU美联社&p# 1200旅行.

2.  无证的费用:根据本保单，付款或报销须出示收据正本. 看到 OU美联社&备用金 和 # 1000采购 和 # 1200旅行 有关所需费用文件的更多信息.

3.  捐款: An Executive Officer of the institution may approve a Donation to a non-profit community or University organization only when it serves to clearly advance a strategic goal of the University. Requests must be submitted in advance 和 include a written justification of the purpose 和 strategic intent of the Donation. 捐款不能从普通基金支付.

4.  赞助: Direct or indirect financial support of outside events paid using University funds must advance the strategic goal of the University 和 must be approved by an Executive Officer (University Advancement should be informed to help coordinate University sponsored events). Support for outside events where elected officials are participants is not prohibited if in compliance with the appropriate Federal 和 Michigan campaign finance 和 lobby acts 和 approved by the Office of Government 和 Community Relations.

5.  政治捐款: 对政党的捐款, 政治行动委员会, or c和idates directly are considered a personal choice 和 must be made with personal funds (including purchases of tickets, 餐桌及娱乐设施).

6.  游说活动: 365英国上市官网, 作为一个整体, 以及政府及社区关系处指定的个人, 是否在密歇根州注册为游说者/代理人. 像这样, 州法律要求我们遵守有关游说活动和使用大学资金支出的规定. 因此, 政府和社区关系办公室必须事先批准购买食品, beverages 和 other items for state elected officials to ensure that the University is in compliance with the Michigan Lobby Registration Act.

7.  缴付罚款: 罚款、交通罚单、停车罚单等. 是否员工个人责任，不能在本保单下支付或报销.

8.  大学员工的食物: 员工伙食费(餐费、办公室零食和饮料)属于个人支出. The use of University funds to pay Employee food costs is not an acceptable practice unless the event falls within one of the special circumstances below:

1. 当员工被要求参加一个非经常性的活动，如务虚会, 工作坊或研讨会.
   
   
2. 员工被要求参加在正常工作时间内不能召开的商务会议.
   
   
3. 大学赞助的表彰项目，如月度最佳员工和服务年限.

对于上述情况, 付款文档必须包括事件的业务基本原理的陈述, 与会者类型(部门名称, 委员会的名字, 等.)，以及收据正本. 支出要合理. 在可能的情况下，这些项目应该用非一般资金支付.

9.  学生活动食物: 在为学生学术进步而举行的会议上，伙食费是可以接受的费用, 学业成就或训练(如.g.、学生简介会). 费用必须合理，活动必须符合主办部门的使命. 如有可能，这些活动应由非一般资金支付.

10.  娱乐活动: 员工聚会、娱乐活动或社交活动，如生日、淋浴、假期等. 是个人开支吗?. 使用大学的资金来支付这些活动是不可接受的做法. 然而, 行政主任可批准符合下列特殊情况之一的娱乐活动:

1. 大学广泛的庆祝活动，与学术有明确的关系, 机构的战略业务或推进使命，如大学广交会, 活动, 会的, 破土动工或野餐.
   
   
2. 为工作满十五年或十五年以上的雇员举行的退休招待会，并向公众开放. 退休派对的开支应该合理.
   
   
3. 仅限大学、学院、学院或图书馆级别的节日庆祝活动.
   
   
4. An off-campus event where both non-University guests 和 University Employees are present (including at a private home or restaurant), 如活动支出:

• 推进大学的战略目标，并
  
  
• 遵守大学关于购买酒类的政策
  
  
• 是否被认为是对大学资源的合理利用.

在非大学客人出席的商务会议上提供食物被认为是“招待”,，并由 OU美联社&p# 208商务伙食和招待费用 和 OU美联社&p# 400酒精饮料.

在任何情况下，当大学的资金用于任何娱乐活动, 付款文档必须包括事件的业务基本原理的陈述, 与会者名单或与会者类型和原始收据. 如有可能，这些活动应由非一般资金支付.

11.  食物准备器具: 办公室咖啡机, refrigerators 和 other appliances used for the personal consumption of food 和 beverages on campus may not be purchased with University funds unless it is essential for recurring business with non-University guests or for use by students in designated study areas.

12.  花卉及礼品: 雇员或近亲属的死亡和雇员退休可能适合作为合法的商业礼品费用. 大学的行政官员必须批准任何大学用于员工礼物的支出. 为了防止重复工作，请遵循以下步骤 OU美联社&p# 455教职工和退休人员的死亡和鲜花致敬 花的贡品.

13.  个人车辆: Mileage rates paid for business use of personal vehicles are the only reimbursable costs allowed when a personal vehicle is used. 另请参阅 OU美联社&p# 1200旅行.  学校不报销员工的个人保险, 汽油, 损失, 损坏或与个人车辆相关的任何其他费用.

14.  个人服务和商品: 印有大学及学系标志的衬衫除外，以供穿著上班, 私人物品或服务永远不会报销. 这些项目和服务包括但不限于室内电影租赁, 健身俱乐部会费, 人寿保险(作为正式雇员福利除外), 洗衣, 干洗或其他衣柜保养(除非合同规定), 等.

15.  奖项及礼品表彰: Executive Officers may recognize Employees 和 students with a token of appreciation for extraordinary work with non-cash awards, 价值低于75美元的奖品或礼品.g.，俄勒冈大学运动衫). 不允许给员工现金、礼品卡和礼品券.

学生学业成绩的金钱奖励可能是允许的，但必须向财政援助办公室报告.

16.  枪械及武器: 除了欧州大学警察局的官方活动, 购买款项, 维护或使用枪支或其他类型的武器不被视为合法的大学业务费用, 即使声明的目的是教育.

17.  酒精饮料、毒品和麻醉品: 毒品和麻醉品从不被视为合法的大学业务支出, 除了大学健康中心和体育部, both of which may purchase items in the drug 和 pharmaceutical categories only when they use proper methods of procurement 和 administration consistent with any 和 all applicable University policies 和 the law. 如果研究项目需要药物或麻醉品, prior approval of the Vice Provost for 研究 is required 和 proper methods of procurement 和 administration consistent with any 和 all applicable University policies 和 the law must be used. 购买酒精饮料的费用包括在 OU美联社&p# 400酒精饮料.

18.  个人生活费用: 除了大学校长, 个人生活费用从来不被认为是合法的大学费用. 此限制包括租金, 抵押贷款, insurance 和 utility payments; 和 residence services such as those provided by maids, 厨师或园丁. 另请参阅 OU美联社&p# 257搬家费用. 本政策并不限制宿舍助理或宿舍主任的住宿.

19.  订阅、专业会员和执照: 订阅专业杂志, periodicals 和 Online Services may be considered legitimate business expenses only if they are in the name of the University 和/or they have a clear relationship to its mission. 另请参阅 OU美联社&展品3. Fees for professional memberships 和 licenses 和 other costs of maintaining an association with professional or trade organizations may be in the name of the Employee 和 paid for with University funds if the expenditure is clearly relevant to the performance of the staff member’s duties 和 responsibilities.

20.  个人教育费用: 员工可以攻读作为员工福利计划一部分的学位和证书. 要确定这些活动是否可以报销，请联系大学人力资源部.

与工作相关的培训和发展是合法的业务支出. Maintaining or acquiring professional credentials may be considered a business expense if the expense is clearly relevant to the performance of the Employee’s duties 和 responsibilities. 此类支出可由员工所在部门自行决定，并由其承担费用.

21.  有害物质: 有害物质的购买受到限制，并由 OU美联社&环境健康和消防安全.

22.  个人办公室及装饰品: 大学资金不得用于购买个人办公用品，如绣有字母的物品.

适度购买图画、绘画、花盆等. 用于装饰学校公共空间的费用可能属于合法的业务支出. 私人办公室或小隔间是不允许这样购买的.

23.  框架、牌匾和证书: 框架的成本, plaques 和 certificates is a legitimate University expense when the purpose is related to Employee or student performance recognition. 挂在公立大学空间的照片也可以由大学自费装裱. 员工不得使用学校的资金来裱画和个人获得的奖励.

24.  影音设备: 一些办公室在日常工作中使用声音和视频设备来执行大学的使命. 在这种情况下，购买和维护这些物品被认为是合法的业务费用. 不允许购买娱乐设备供个人使用.

25.  机会游戏: 参加任何出于个人目的的机会游戏的成本绝不是允许的商业支出. 各院系可按下列规定，为大学业务筹款而举办若干机会游戏 OU美联社&p# 435机会游戏程序.

26.  移动费用: Personal moving expenses are allowable only for selected members of specific Employee groups 和 approval of such is defined in OU美联社&p# 257搬家费用.

27.  物理设施的变化: 修改物理工作空间, 设施或场地必须由, 并与财务及行政部协调工作, 通过负责设施的副总裁. 另请参阅 OU美联社&p# 310建筑改建、翻新和/或改造 和 OU美联社&p# 320校园标志.

28.  办公设备及用品使用: 个人使用大学电话, 传真, 文具及用品, 个人电脑和其他设备, 不得使用学校资金购买物品或服务. 主管在执行本政策时应运用理性.

29.  不动产租赁: 租赁或出租不位于公开大学财产的不动产是允许的，用于与大学业务相关的目的, 但必须首先得到一名行政人员的批准.  Such leases or rentals must also be pre-approved by the 365英国上市官网 Board of Trustees if the duration of the lease is more than one year or the value of the lease is greater than $12,000.  参见董事会相关政策, 处理, 收购, 租赁, 及1986年12月11日的其他不动产权益转让(可向法律事务处查询)及 OU美联社&p# 1000采购政策. 

30.  利益冲突: 潜在利益冲突的披露应以书面形式提交总统批准. 看到 OU美联社&利益冲突政策.

31.  软件: 看到 OU美联社&p# 870软件规范, # 1000采购, #1020采购卡程序.

相关政策及表格:

OU美联社&p# 208商务伙食和招待费用

OU美联社&p# 257搬家费用

OU美联社&备用金

OU美联社&p# 310建筑改建、翻新和/或改造

OU美联社&p# 320校园标志

OU美联社&p# 400酒精饮料

OU美联社&利益冲突政策

OU美联社&p# 435机会游戏程序

OU美联社&p# 455教职工和退休人员的死亡和鲜花致敬

OU美联社&环境健康和消防安全

OU美联社&p# 870软件规范

OU美联社&p# 1000采购政策

OU美联社&p# 1020采购卡程序

OU美联社&p# 1200旅行

董事会的政策, 处理, 收购, 租赁, 1986年12月11日的不动产权益和其他转让-法律事务办公室可提供此政策

附录: